Datenschutzerklärung.

Diese Datenschutzerklärung erklärt, wie die Implicible GmbH Personendaten bearbeitet. Sie gilt für alle Personen, die mit uns zu tun haben — unabhängig davon, ob du nur unsere Website implicible.ch besuchst, mit uns in einer Geschäftsbeziehung stehst oder unsere Plattform nutzt.

Weil sich unsere Rolle je nach Situation unterscheidet, ist dieses Dokument in drei Teile gegliedert:

• Teil A — Website, Kommunikation und Geschäftsbeziehung: Hier ist Implicible die verantwortliche Stelle und entscheidet selbst über die Bearbeitung.
• Teil B — Nutzung der Plattform: Hier ist in der Regel deine Organisation die verantwortliche Stelle; Implicible bearbeitet die Daten in ihrem Auftrag als Auftragsbearbeiterin.
• Teil C — Gemeinsame Bestimmungen: Regeln, die für beide Teile gelten (Rechte, Sicherheit, Bekanntgabe ins Ausland, Änderungen).

Welcher Teil für dich gilt, hängt davon ab, in welchem Zusammenhang wir deine Daten bearbeiten. Nutzt du die Plattform, sind für dich Teil B und Teil C massgebend; besuchst du nur die Website, Teil A und Teil C.

Bitte nimm zur Kenntnis, dass wir diese Informationen von Zeit zu Zeit überprüfen und ändern. Wir empfehlen daher, diese Datenschutzerklärung regelmässig einzusehen.

1. Verantwortliche Stelle und Kontakt

Implicible GmbH, Schuppisstrasse 12, 8057 Zürich, Schweiz. UID: CHE-307.433.212.

Kontakt für Datenschutzanfragen: [email protected]

Wir bearbeiten Personendaten nach dem schweizerischen Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), der Verordnung zum DSG (VDSG) und weiteren anwendbaren Bestimmungen des Datenschutzrechts, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), soweit diese anwendbar ist.

Teil A — Website, Kommunikation und Geschäftsbeziehung

In diesem Teil ist Implicible die verantwortliche Stelle. Wir entscheiden selbst über Zwecke und Mittel der Bearbeitung.

2. Welche Daten wir bearbeiten

Beim Besuch der Website. Beim Aufruf unserer Website übermittelt dein Browser automatisch technische Daten an den Server. Dazu gehören IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Seite, die zuvor besuchte Seite (Referrer), Browsertyp und -version sowie das Betriebssystem. Diese Daten sind für die Auslieferung und den sicheren Betrieb der Website technisch erforderlich. Wir führen darüber keine eigenen Server-Logs; eine kurzzeitige Verarbeitung durch unsere Hosting- und Sicherheitsdienstleister lässt sich für die Auslieferung und die Abwehr von Angriffen technisch nicht vermeiden.

Beim Ausfüllen des Kontaktformulars. Wenn du das Kontaktformular nutzt, bearbeiten wir die von dir angegebenen Daten: Name, Firma, E-Mail-Adresse, dein Anliegen und den Inhalt deiner Nachricht. Wir nutzen diese Daten, um deine Anfrage zu beantworten und mit dir in Kontakt zu treten.

Bei E-Mail-Kontakt. Wenn du uns direkt per E-Mail schreibst, bearbeiten wir deine E-Mail-Adresse und den Inhalt deiner Nachricht, um dein Anliegen zu bearbeiten.

Bei Kundenanlässen. Wenn du an einem von uns durchgeführten Anlass teilnimmst (z. B. Webinar, Workshop oder Netzwerkveranstaltung), bearbeiten wir deine Anmelde- und Kontaktdaten (Name, Firma, Funktion, E-Mail-Adresse) sowie Angaben zu deiner Teilnahme. Wir nutzen diese Daten, um den Anlass zu organisieren, mit dir zu kommunizieren und dich — sofern du nicht widersprichst — über ähnliche Angebote zu informieren.

Bei Newsletter und Marketing-Kommunikation. Wenn du unseren Newsletter abonnierst, bearbeiten wir deine E-Mail-Adresse, allfällige weitere Angaben (z. B. Name, Firma) sowie Daten zur Nutzung des Newsletters. Näheres regelt Abschnitt 6.

Bei Auftragserfüllung. Wenn deine Organisation uns beauftragt, bearbeiten wir die Kontakt- und Vertragsdaten der beteiligten Ansprechpersonen (Name, Funktion, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Korrespondenz), um den Vertrag abzuwickeln, dich zu betreuen, zu fakturieren und unseren gesetzlichen Pflichten nachzukommen. Die Verarbeitung von Personendaten, die wir beim Betrieb der Plattform im Auftrag deiner Organisation vornehmen, richtet sich dagegen nach Teil B.

Bei einer Stellenbewerbung. Wenn du dich bei uns bewirbst — auf eine Ausschreibung oder initiativ —, bearbeiten wir die Daten aus deiner Bewerbung (Name, Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse, Motivationsschreiben sowie weitere von dir gemachte Angaben), um deine Bewerbung zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen. Erhältst du keine Zusage, löschen wir deine Unterlagen 3 Monate nach Abschluss des Verfahrens, sofern du keiner längeren Aufbewahrung für spätere Vakanzen zugestimmt hast.

Bei interaktiven Elementen auf der Website. Soweit wir auf der Website interaktive Angebote bereitstellen, etwa einen interaktiven Fragebogen mit Auswertung, bearbeiten wir die von dir dort eingegebenen Angaben, um dir das Ergebnis bereitzustellen und das Angebot zu verbessern.

Es besteht keine Pflicht, uns Personendaten bereitzustellen. Bitte beachte jedoch, dass wir unsere Leistungen nicht erbringen können, wenn du die für die Vertragserfüllung erforderlichen Daten nicht bereitstellst.

3. Woher wir deine Daten haben

Wir erheben Personendaten teils direkt bei dir, teils aus anderen Quellen.

Direkt von dir: wenn du unsere Website besuchst, ein Formular ausfüllst, uns schreibst oder anrufst, dich für einen Anlass oder den Newsletter anmeldest, dich bewirbst oder im Rahmen einer Geschäftsbeziehung mit uns kommunizierst.

Von deiner Organisation: wenn deine Organisation uns als Ansprechperson benennt oder dir einen Plattform-Zugang einrichten lässt.

Aus öffentlich zugänglichen Quellen: im Rahmen der Geschäftsanbahnung können wir Angaben aus öffentlichen Registern (z. B. Handelsregister), Unternehmenswebsites, beruflichen Netzwerken und öffentlich zugänglichen Publikationen bearbeiten, um relevante Ansprechpersonen zu identifizieren und zu kontaktieren.

Von Dienstleistern: von den in Abschnitt 8 genannten Dienstleistern, soweit sie in unserem Auftrag Daten erheben (z. B. Hosting, E-Mail-Versand).

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Auf welche Rechtsgrundlage wir uns stützen, hängt von den betroffenen Daten und dem konkreten Zweck ab. Soweit die DSGVO anwendbar ist, gilt:

Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten oder für vorvertragliche Schritte, insbesondere um:

• Anfragen über das Kontaktformular oder per E-Mail zu beantworten
• Angebote zu erstellen und Verträge abzuwickeln
• dich als Ansprechperson deiner Organisation zu betreuen und zu fakturieren
• Anmeldungen zu Anlässen zu bearbeiten

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Soweit du uns eine Einwilligung erteilt hast, insbesondere um:

• nicht notwendige Cookies und vergleichbare Tools zu setzen
• dir Newsletter und Marketing-Informationen zuzusenden
• deine Bewerbungsunterlagen über das laufende Verfahren hinaus für spätere Vakanzen aufzubewahren

Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit die Bearbeitung nach unserer Beurteilung angemessen ist und deine Interessen oder Grundrechte nicht überwiegen, insbesondere um:

• die Website bereitzustellen, technisch notwendige Cookies zu setzen und den sicheren Betrieb zu gewährleisten
• Sicherheitsvorfälle und Missbrauch zu erkennen, zu verhindern und zu bearbeiten
• die Nutzung unserer Website und unserer Kommunikation auszuwerten und unsere Angebote weiterzuentwickeln
• bestehende Geschäftskontakte über vergleichbare Angebote zu informieren
• unsere Rechte zu wahren und durchzusetzen

Gesetzliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Um regulatorische und gesetzliche Vorgaben einzuhalten, insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten sowie die Beantwortung behördlicher Auskunftsbegehren.

Nach Schweizer Recht bearbeiten wir Daten, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, die Bearbeitung nach Treu und Glauben und verhältnismässig erfolgt und keine überwiegenden Interessen entgegenstehen.

5. Cookies und Tracking

Unsere Website nutzt Cookies und vergleichbare Technologien (gemeinsam «Tools»), die von uns oder von Dritten bereitgestellt werden. Ein Cookie ist eine kleine Textdatei, die dein Browser auf deinem Endgerät speichert. Vergleichbare Technologien sind Web-Storage (Local/Session Storage), Fingerprints, Tags oder Pixel.

Derzeit setzen wir ausschliesslich notwendige Tools ein. Sie sind für den Betrieb und die Sicherheit der Website technisch erforderlich, lassen sich nicht abschalten und stützen sich auf unser berechtigtes Interesse. In bestimmten Fällen können sie auch für die Vertragserfüllung oder vorvertragliche Massnahmen notwendig sein. Eine Web-Analyse, Reichweitenmessung oder Tracking zu Marketingzwecken findet aktuell nicht statt.

Falls wir künftig weitere Tools einsetzen — insbesondere zur Analyse der Website-Nutzung oder zu Marketingzwecken —, geschieht dies nur mit deiner Einwilligung. Wir ergänzen die Übersicht in diesem Abschnitt und holen deine Einwilligung vorgängig über ein Cookie-Banner ein. Du kannst eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft in den Einstellungen des Banners widerrufen oder direkt beim jeweiligen Anbieter geltend machen.

Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Du kannst deinen Browser so konfigurieren, dass Cookies abgelehnt oder nur mit deiner vorherigen Zustimmung gespeichert werden, und Cookies jederzeit löschen. In diesem Fall stehen möglicherweise nicht alle Funktionen der Website zur Verfügung.

Werden über diese Tools Daten in Drittländer übermittelt, gilt zusätzlich Abschnitt 19 — auch hinsichtlich der damit verbundenen Risiken.

6. Newsletter und E-Mail-Kommunikation

Wir versenden Newsletter und weitere Benachrichtigungen per E-Mail und setzen dafür Dienstleister ein.

Für den Bezug des Newsletters benötigen wir grundsätzlich deine ausdrückliche Einwilligung, soweit der Versand nicht aus anderen gesetzlichen Gründen zulässig ist. Wir verwenden dafür das Double-Opt-in-Verfahren: Du erhältst nach der Anmeldung eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, den du anklicken musst. So verhindern wir Missbrauch durch unbefugte Dritte. Wir protokollieren die Einwilligung einschliesslich IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit.

Newsletter und Benachrichtigungen können Weblinks und Zählpixel enthalten, die erfassen, ob eine Nachricht geöffnet und welche Links angeklickt wurden (Erfolgs- und Reichweitenmessung). Wir nutzen eine solche statistische Auswertung, um unsere Kommunikation relevanter und zuverlässiger zu gestalten. Die Auswertung erfolgt auf Grundlage deiner Einwilligung zum Newsletter-Bezug; du kannst ihr jederzeit durch Abmeldung widersprechen.

Du kannst den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink am Ende jeder Nachricht oder mit einer Mitteilung an [email protected] abbestellen und damit auch der beschriebenen Nutzungserfassung widersprechen.

7. Hosting

Unsere Website wird auf der Infrastruktur von Google Cloud gehostet. Die Speicherung der Daten erfolgt ausschliesslich in der Schweiz. Einzelne Verarbeitungsvorgänge können in Rechenzentren innerhalb der EU stattfinden; eine Speicherung ausserhalb der Schweiz findet dabei nicht statt. Der Anbieter bearbeitet die Daten als unser Auftragsbearbeiter und ist vertraglich auf die Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet.

8. Weitergabe an Dritte

Wir behandeln die in dieser Datenschutzerklärung genannten Personendaten vertraulich. Wir geben deine Daten nur weiter, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, du eingewilligt hast, wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder es zur Wahrung und Durchsetzung unserer Rechte notwendig ist.

Wir setzen Dienstleister ein, die uns beim Betrieb unserer Website und unserer Geschäftstätigkeit unterstützen. Sie erhalten Zugang zu Personendaten nur, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgabe nötig ist, und sind an unsere Weisungen sowie an Vertraulichkeit gebunden. Es handelt sich um folgende Kategorien:

• IT- und Software-Dienstleister, etwa Hosting-Plattformen, Cloudflare (Auslieferung und Schutz vor Angriffen), E-Mail- und Benachrichtigungsdienste
• Anbieter von Web-Analyse- und Marketing-Tools
• Berater, die wir beiziehen, etwa Treuhand, Buchhaltung und Anwälte
• Banken und Zahlungsdienstleister im Rahmen der Fakturierung
• Behörden und Gerichte, soweit wir gesetzlich zur Bekanntgabe verpflichtet sind
• Erwerber oder Rechtsnachfolger im Fall einer Umstrukturierung, eines Zusammenschlusses oder einer Übertragung von Geschäftsteilen

Wir verkaufen keine Personendaten.

9. Links zu Drittseiten und Social Media

Unsere Website kann Links auf Websites enthalten, die nicht von uns betrieben werden. Klickst du auf einen solchen Link, gelangst du auf das Angebot des Dritten. Auf dessen Inhalte, Datenschutzerklärungen und Praktiken haben wir keinen Einfluss und übernehmen dafür keine Verantwortung.

Wir betreiben ein Unternehmensprofil auf LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company), um über unsere Themen und Angebote zu informieren und mit Interessenten und Kunden in Kontakt zu treten.

Für die Bearbeitung von Personendaten auf der Plattform selbst — etwa deines Profils, deiner Interaktionen mit unseren Beiträgen und der von LinkedIn erstellten Statistiken — ist LinkedIn verantwortlich. Auf welche Weise LinkedIn Daten bearbeitet, ergibt sich aus dessen Datenschutzerklärung; auf diese Bearbeitung haben wir nur begrenzt Einfluss. Verfügst du über ein eigenes Konto auf LinkedIn, können wir dort veröffentlichte Angaben und Inhalte sehen, etwa wenn wir dein Profil aufrufen, und dich gegebenenfalls kontaktieren.

Sobald wir Personendaten von LinkedIn in unsere eigenen Systeme übernehmen — etwa Kontaktdaten einer Ansprechperson im Rahmen der Geschäftsanbahnung —, sind wir dafür selbst verantwortlich. Es gelten dann die Abschnitte 3 und 4 dieser Datenschutzerklärung.

10. Aufbewahrung

Wir bearbeiten Personendaten nur solange, wie es für die jeweiligen Zwecke nötig ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen. Danach löschen oder anonymisieren wir die Daten.

Bitte beachte, dass für bestimmte Daten besondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten. So sind Geschäftskommunikation und abgeschlossene Verträge bis zu 10 Jahre aufzubewahren. Wir sperren solche Daten in unseren Systemen und verwenden sie ausschliesslich zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen.

Für die übrigen Bearbeitungen gelten folgende Fristen:

• Bewerbungsunterlagen: Löschung 3 Monate nach Abschluss des Verfahrens; mit deiner Einwilligung bewahren wir sie bis zu 12 Monate für spätere Vakanzen auf
• Kontaktanfragen: Löschung, sobald dein Anliegen erledigt ist und keine gesetzlichen Fristen entgegenstehen
• Newsletter: Löschung deiner Daten nach der Abmeldung; den Nachweis über Einwilligung und Abmeldung bewahren wir zur Erfüllung unserer Nachweispflichten weiter auf

Teil B — Nutzung der Plattform

Dieser Teil richtet sich an Personen, die unsere Plattform nutzen oder deren Erfahrungswissen wir im Auftrag ihrer Organisation erfassen — meist Mitarbeitende unserer Kunden.

11. Wer bei der Plattform-Nutzung verantwortlich ist

In den meisten Fällen nutzt du unsere Plattform, weil deine Organisation (dein Arbeitgeber) uns beauftragt hat, betriebliches Erfahrungswissen zu erfassen und zugänglich zu machen.

Für diese Bearbeitung ist deine Organisation die verantwortliche Stelle. Sie entscheidet, welche Daten erhoben werden, wer Zugriff erhält und wie lange die Daten gespeichert bleiben. Implicible bearbeitet deine Daten in ihrem Auftrag als Auftragsbearbeiterin auf Grundlage eines Auftragsbearbeitungsvertrags (AVV).

Wenn du Rechte zu deinen Daten ausüben willst (siehe Abschnitt 20), wende dich deshalb zuerst an deine Organisation. Wir unterstützen deine Organisation bei der Bearbeitung solcher Anfragen.

12. Welche Daten wir bearbeiten

Konto- und Profildaten. Name, E-Mail-Adresse, Funktion, Abteilung, Rolle in der Organisation und ähnliche Angaben. Diese Daten stellst du selbst bereit oder wir erhalten sie von deiner Organisation.

Sprach-, Text-, Meeting- und Dokumenteninhalte. Das Erfahrungswissen deiner Organisation wird zunächst über Sprachinterviews erfasst und danach laufend selbständig gepflegt — durch Sprach- und Textbeiträge, Meeting-Aufnahmen sowie hochgeladene Dokumente und Folien. Wir bearbeiten dabei:

• die Audio- oder Videoaufnahme deines Interviews
• das daraus erstellte Transkript (Transkription auch von Schweizerdeutsch)
• weitere Inhalte, die du beisteuerst: Sprachnotizen, Beiträge, hochgeladene Dokumente und Folien, Meeting-Aufnahmen
• die aus deinen Beiträgen abgeleiteten Strukturen im Wissensnetzwerk: welche Wissensdomänen du trägst und wie diese mit anderen verknüpft sind

Sprachaufnahmen und ihre Inhalte können je nach dem, worüber du sprichst, besonders schützenswerte Daten enthalten. Sprich im Interview nur über das, was für den vereinbarten Zweck relevant ist.

Meeting-Bot (optionaler Dienst). Setzt deine Organisation den Meeting-Bot ein, tritt ein Bot euren Online-Meetings (z. B. in Microsoft Teams) bei und nimmt sie auf. Wir bearbeiten dabei:

• die Audio- oder Videoaufnahme des Meetings
• das Transkript (Transkription auf unserer eigenen Infrastruktur)
• die daraus per KI extrahierten Inhalte (z. B. Entscheidungen, Aufgaben, Kontext)

Vor der Weitergabe durchlaufen die extrahierten Inhalte eine Freigabe durch deine Organisation: Eine berechtigte Person sieht, korrigiert und gibt frei, bevor Daten an ein anderes System übergeben werden. Auf Weisung deiner Organisation übermitteln wir die freigegebenen Inhalte über eine Schnittstelle an ein von ihr betriebenes System. Die Anbindung und Verarbeitung in diesem Zielsystem liegt in der Verantwortung deiner Organisation.

An einem Meeting nehmen oft auch Personen teil, die unsere Plattform nicht nutzen, etwa externe Gesprächspartner. Deine Organisation ist dafür verantwortlich, alle Teilnehmenden vor der Aufnahme zu informieren und ihr Einverständnis einzuholen.

Kalenderverbindung (optional). Verbindest du deinen Google-Kalender oder deinen Microsoft-365- bzw. Outlook.com-Kalender, lesen wir deine Termine der nächsten 14 Tage. Wir bearbeiten dabei:

• die E-Mail-Adresse und die Konto-Kennung des verbundenen Kalenderkontos
• pro Termin: Titel, Beginn und Ende, Status, E-Mail-Adresse des Organisators, Teilnehmerliste (Name, E-Mail-Adresse, Zusagestatus), Konferenzlink und -plattform sowie die Kennungen des Termins
• die Zugriffs- und Erneuerungs-Token der Verbindung

Wir haben ausschliesslich Lesezugriff und schreiben nie in deinen Kalender. Termine ohne Konferenzlink speichern wir nicht; Räume und Geräte entfernen wir aus der Teilnehmerliste. Ort und Einladungstext werten wir nur aus, um den Konferenzlink zu finden, und speichern sie nicht. Näheres regelt Abschnitt 18.

Zuordnung von Beiträgen zu Personen. Damit Aussagen der richtigen Person zugeordnet werden können, führen wir je Organisation eine gesonderte Identitäts-Tabelle. Beim Import von Umfrage- und Interviewdaten entfernen wir Angaben, die einzelne Personen unmittelbar identifizieren oder bewerten, etwa Namen Dritter oder Schuldzuweisungen.

Eine generelle Pseudonymisierung der Inhalte vor der KI-Verarbeitung findet dagegen nicht statt: Dokumente, Beiträge und Meeting-Inhalte werden dem KI-Anbieter in der Form übergeben, in der sie vorliegen. Der Schutz stützt sich in diesem Schritt auf die Zweckbindung, die Zugriffskontrolle, die Datenhaltung in der Schweiz bzw. der EU sowie die vertraglichen Zusagen unserer Anbieter, insbesondere den Ausschluss von Modelltraining (siehe Abschnitt 14).

Nutzungsdaten. Wenn du die Plattform nutzt, fallen technische Daten an: welche Inhalte du abrufst, Suchbegriffe, Zeitpunkte deiner Aktivität, angeklickte Links sowie Geräte- und Verbindungsdaten (IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem). Wir nutzen diese Daten, um die Plattform bereitzustellen, sicher zu betreiben und die Suche nach dem passenden Wissen oder der passenden Ansprechperson zu ermöglichen.

Daten von anderen Nutzern. Andere Nutzer können Daten über dich beisteuern, etwa wenn sie dich in einem Beitrag erwähnen oder auf dein Wissen verweisen.

Chat-Eingaben. Deine Fragen im Chat, der Gesprächsverlauf und die dabei bereitgestellten Inhalte werden bearbeitet, um deine Anfrage zu beantworten. Sie fliessen aktuell nicht in das Organisationsgedächtnis zurück.

Verantwortung für eingespeiste Inhalte. Für die Inhalte, die in die Plattform eingebracht werden, ist deine Organisation verantwortlich — ähnlich einem Wiki, in dem sich das Einstellen sensibler Angaben technisch nicht vollständig verhindern lässt. Verfahren, um versehentlich eingebrachte besonders sensible Inhalte zu erkennen und zu markieren, sind in Planung.

13. Wofür wir deine Daten nutzen

Wir bearbeiten deine Daten, um das Erfahrungswissen deiner Organisation zu erfassen, zu strukturieren und im Alltag abrufbar zu machen. Konkret:

• aus Interviews und Beiträgen ein Wissensnetzwerk aufbauen und es bei jedem neuen Beitrag erweitern
• die passende Ansprechperson oder den passenden Wissensinhalt zu einer Frage finden
• dir eine auf deine Tätigkeit zugeschnittene Ansicht bereitstellen
• dich über relevante Ereignisse benachrichtigen (z. B. eine Antwort auf deine Frage), soweit du dies nicht abgestellt hast

Hast du einen Kalender verbunden, nutzen wir die gelesenen Termine zusätzlich, um:

• dir deine kommenden Meetings in der Plattform anzuzeigen
• zu entscheiden, ob und wann der Meeting-Bot einem Termin beitritt — nach den Einstellungen deiner Organisation und deiner Auswahl pro Meeting
• Sprecher in Meeting-Transkripten anhand der Adressen aus der Einladung der richtigen Person zuzuordnen

Zusätzlich werten wir die Chat-Nutzung aus, um Informationslücken zu erkennen — welche Fragen wiederholt gestellt, aber nicht beantwortet werden — und um die Antwortqualität zu verbessern. Diese Auswertung ist in Planung, erfolgt org-intern und anonym oder pseudonym.

Rechtsgrundlage für diese Bearbeitungen ist der Auftrag deiner Organisation; sie legt die Zwecke fest und erteilt uns die entsprechenden Weisungen.

14. KI-Verarbeitung und eingesetzte Tools

Zur Transkription der Aufnahmen und zur Strukturierung des Wissens setzen wir KI-Dienste ein. Deine Organisation kann mitbestimmen, mit welchen KI-Tools gearbeitet wird. Die jeweils eingesetzten Anbieter sind in der Subprozessor-Liste (Abschnitt 16) aufgeführt und Teil des Auftragsbearbeitungsvertrags mit deiner Organisation.

Die Transkription läuft auf unserer eigenen Infrastruktur in der Schweiz bzw. der EU; dabei werden keine Audiodaten an externe Transkriptionsanbieter weitergegeben. KI-Abfragen zur Strukturierung und Extraktion laufen über DSGVO-konforme europäische Anbieter mit anerkannten Sicherheitszertifizierungen (ISO 27001, SOC 2 Type II). Die Verarbeitung findet standardmässig in der Schweiz oder im EU/EWR-Raum statt. Werden in Ausnahmefällen Modelle US-basierter Anbieter genutzt, geschieht dies nur, wenn die Verarbeitung EU-konform in EU/EWR-Regionen erfolgt.

Wir setzen deine Inhalte nicht ein, um KI-Modelle von Drittanbietern für deren eigene Zwecke zu trainieren. Die von uns genutzten Anbieter schliessen ein solches Training vertraglich aus.

Wir nutzen die erfassten Inhalte jedoch, um das für deine Organisation betriebene Wissenssystem laufend zu verbessern. Diese Verarbeitung erfolgt ausschliesslich innerhalb unserer eigenen Infrastruktur und ausschliesslich für deine Organisation; deine Daten werden dabei nicht an Dritte weitergegeben und nicht für fremde Modelle verwendet.

Darüber hinaus werten wir Nutzungs- und Qualitätsdaten in anonymisierter und aggregierter Form aus, um unsere Dienste weiterzuentwickeln. Solche Auswertungen lassen keine Rückschlüsse auf dich, deine Organisation oder einzelne Personen zu; Inhalte in nicht anonymisierter Form werden dafür nicht verwendet.

Grenzen automatisierter Auswertungen. Die Plattform erzeugt Antworten und Auswertungen mithilfe von KI-Verfahren. Diese können unvollständig oder falsch sein. Es findet keine automatisierte Einzelentscheidung mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbarer Beeinträchtigung für dich statt; die Ergebnisse dienen der Orientierung und ersetzen die zugrunde liegende Quelle nicht.

15. Weitergabe von Daten

Innerhalb der Plattform sind deine Beiträge je nach Konfiguration deiner Organisation für andere berechtigte Nutzer deiner Organisation sichtbar. Ob und wie Quellen und Wissensträger einsehbar sind, lässt sich pro Organisation konfigurieren. An Stellen ausserhalb deiner Organisation geben wir Daten nur weiter:

• an Subprozessoren, die uns bei der Erbringung der Leistung unterstützen (siehe Abschnitt 16), gebunden an unsere Weisungen und an Vertraulichkeit
• an ein von deiner Organisation betriebenes Zielsystem (z. B. CRM), wenn sie den Meeting-Bot nutzt und Inhalte per Webhook übergeben lässt
• wenn deine Organisation es verlangt oder erlaubt
• wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder es zur Durchsetzung unserer Rechte erforderlich ist

Kalenderdaten geben wir nicht gesondert weiter. Titel, Organisator und Teilnehmernamen eines aufgezeichneten Meetings können jedoch Teil des daraus entstehenden Wissensinhalts sein und werden dann wie dieser bearbeitet (siehe Abschnitt 14).

Wir verkaufen keine Personendaten und nutzen sie nicht für Werbung.

16. Subprozessoren

Da Kunden KI-Tools mitwählen, kann diese Liste pro Kunde variieren. Der Basis-Stack ist hier aufgeführt; die kundenspezifische Wahl wird im jeweiligen Auftragsbearbeitungsvertrag ergänzt.

Bei der Kalenderverbindung sind Google Workspace und Microsoft 365 die Quelle der Daten und nicht unsere Subprozessoren: Wir lesen dort Termine, geben aber keine Daten an sie weiter.

Eine aktuelle Liste der Subprozessoren stellen wir auf Anfrage bereit. Setzen wir einen neuen Subprozessor ein, informieren wir deine Organisation vorab nach den Vorgaben des AVV.

17. Aufbewahrung und Löschung

Wir bewahren deine Daten so lange auf, wie es für den Auftrag deiner Organisation nötig ist, und löschen sie danach gemäss den Vorgaben deiner Organisation.

Audio- und Videoaufnahmen werden ausschliesslich zur Transkription und Analyse genutzt und spätestens 3 Monate nach der Aufnahme gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung ausdrücklich vereinbart ist. Transkripte verarbeiten wir während der Projektlaufzeit zweckgebunden und mit beschränktem Zugriff; in Auswertungen und Berichten stellen wir Erkenntnisse, wo sinnvoll, aggregiert oder anonymisiert dar.

Du kannst die von dir veröffentlichten Inhalte einschränken. Da deine Organisation ein berechtigtes Interesse am erfassten Wissen haben kann, entscheidet sie über die endgültige Löschung. Wenn du die Organisation verlässt, deaktivieren wir dein Konto; das Auslösen liegt in der Verantwortung deiner Organisation, die uns den Austritt mitteilt oder die Deaktivierung über die Plattform anstösst. Auf Weisung deiner Organisation ersetzen wir deinen Namen und deine E-Mail-Adresse durch zufällig erzeugte Kennungen und löschen die übrigen Personendaten.

Kalenderdaten bewahren wir nur auf, solange die Verbindung besteht: Trennst du sie, löschen wir das verbundene Konto samt aller synchronisierten Termine sofort (siehe Abschnitt 18).

Aus Sicherungskopien (Backups) lassen sich einzelne Daten technisch nicht herauslösen. Backups sind verschlüsselt, der Zugriff ist beschränkt, und wir löschen sie nach Ablauf der Backup-Frist (in der Regel innerhalb von 30 Tagen).

18. Kalenderverbindung

Die Kalenderverbindung ist freiwillig. Die Anmeldung läuft über OAuth 2.0 bei Google bzw. Microsoft; dein Passwort erhalten wir dabei nie. Wir fordern nur diese Berechtigungen an:

Welche Daten wir daraus bearbeiten, steht in Abschnitt 12, wofür wir sie nutzen in Abschnitt 13, zur Weitergabe in den Abschnitten 15 und 16, zur Aufbewahrung in Abschnitt 17 und zur Sicherheit in Abschnitt 22.

Verbindung trennen. Du kannst die Verbindung jederzeit in der Plattform trennen. Wir löschen dann das verbundene Konto samt aller synchronisierten Termine sofort und rufen noch nicht gestartete Meeting-Bots zurück. Bei Google widerrufen wir zusätzlich das Token; du kannst die Berechtigung dort auch selbst unter myaccount.google.com/permissions entziehen. Bei Microsoft entziehst du sie unter myapps.microsoft.com (Geschäfts- oder Schulkonto) bzw. account.live.com/consent/Manage (privates Konto).

KI-Modelle. Daten aus Google-Workspace-APIs — bei uns die Kalendertermine — verwenden wir nicht, um verallgemeinerte KI- oder ML-Modelle zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren, und geben sie zu diesem Zweck auch nicht an Dritte weiter. Wie wir Inhalte innerhalb des für deine Organisation betriebenen Wissenssystems verarbeiten, steht in Abschnitt 14.

Für Daten aus Google-APIs gilt zusätzlich: Die Verwendung und Weitergabe von Informationen, die Implicible über Google-APIs erhält, richtet sich nach der Google API Services User Data Policy, einschliesslich der darin enthaltenen Limited-Use-Anforderungen.

Teil C — Gemeinsame Bestimmungen

Die folgenden Abschnitte gelten sowohl für Teil A als auch für Teil B.

19. Bekanntgabe ins Ausland

Wir können deine Daten zum Zweck der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Bearbeitungen an Dienstleister mit Sitz im Ausland übertragen. Solche Dienstleister sind verpflichtet, die Privatsphäre im gleichen Masse zu schützen wie wir.

Entspricht das Datenschutzniveau im Empfängerland nicht dem schweizerischen oder europäischen Niveau und liegt kein Angemessenheitsbeschluss vor, sichern wir die Übermittlung mit geeigneten Garantien ab. Dazu können gehören:

• die EU-Standardvertragsklauseln bzw. die vom EDÖB anerkannten Standardvertragsklauseln
• verbindliche interne Datenschutzvorschriften oder vergleichbare vertragliche Zusicherungen
• ergänzende technische und organisatorische Massnahmen, etwa Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen

Hinweis auf das verbleibende Risiko: Findet eine Übermittlung in ein Drittland ohne Angemessenheitsbeschluss statt, besteht trotz dieser Garantien die Möglichkeit, dass Behörden im Empfängerland (etwa Sicherheits- oder Nachrichtendienste) Zugang zu den übermittelten Daten erhalten und dass die Durchsetzung deiner Rechte nicht gewährleistet werden kann.

Für die Plattform (Teil B) gilt zusätzlich: Speicherung und Verarbeitung erfolgen standardmässig in der Schweiz oder im EU/EWR-Raum. Werden in Ausnahmefällen Tools mit Verarbeitung ausserhalb der Schweiz oder der EU eingesetzt, geschieht dies nur nach vorgängiger Abstimmung mit deiner Organisation und mit geeigneten Garantien. Welche Anbieter betroffen sind, ergibt sich aus der Subprozessor-Liste in Abschnitt 16.

Bestimmte im Bereich Website und Tracking eingesetzte Anbieter können ihren Sitz in den USA haben (siehe Abschnitt 5).

20. Deine Rechte

Du hast nach Schweizer Recht und, soweit anwendbar, nach DSGVO die folgenden Rechte:

Auskunft. Du kannst eine Kopie der zu dir bearbeiteten Personendaten verlangen; wir stellen sie in der Regel elektronisch bereit.

Berichtigung. Du kannst verlangen, dass wir unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren oder ergänzen.

Löschung. Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen, wenn sie für die Zwecke der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind oder unrechtmässig bearbeitet wurden.

Einschränkung der Bearbeitung. Du kannst die Einschränkung verlangen, wenn du die Richtigkeit der Daten bestreitest, die Bearbeitung unrechtmässig ist oder wir die Daten für den ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigen, sie aber aus rechtlichen Gründen oder auf deinen Wunsch nicht löschen können.

Widerruf der Einwilligung. Hast du eine Einwilligung erteilt, kannst du sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Das gilt auch für den Abmeldewunsch bei Marketing-Kommunikation. Nach Eingang deines Widerrufs bearbeiten wir die Daten für den betreffenden Zweck nicht weiter, sofern keine andere Rechtsgrundlage besteht.

Datenübertragbarkeit. Soweit die DSGVO gilt, kannst du verlangen, dass wir Daten, die du uns bereitgestellt hast und die wir auf Grundlage deiner Einwilligung oder zur Vertragserfüllung bearbeiten, in einem gängigen Format herausgeben oder an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.

Widerspruch. Stützen wir die Bearbeitung auf ein berechtigtes Interesse, kannst du ihr aus Gründen widersprechen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben. Wir kommen dem nach, sofern keine zwingenden Gründe für die Bearbeitung überwiegen oder wir die Daten zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen benötigen.

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an [email protected]. Zur Sicherheit können wir vor der Beantwortung einen Nachweis deiner Identität verlangen.

Wichtig zur Zuständigkeit: Für Bearbeitungen nach Teil A wende dich direkt an uns. Für Bearbeitungen nach Teil B richtest du deine Anfrage zuerst an deine Organisation, weil sie die verantwortliche Stelle ist; Anfragen, die wir direkt erhalten, bearbeiten wir in Abstimmung mit ihr.

21. Beschwerderecht

Wenn du der Ansicht bist, dass die Bearbeitung deiner Daten gegen geltendes Recht verstösst, kannst du dich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. In der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) zuständig. Soweit die DSGVO anwendbar ist, kannst du dich an die Datenschutzbehörde deines Wohnsitzes, deines Arbeitsorts oder des Orts des vermuteten Verstosses wenden; eine Liste der zuständigen Behörden findest du unter edpb.europa.eu.

22. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um deine Daten vor Manipulation, Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff Dritter zu schützen. Wir passen diese Massnahmen laufend an die technische Entwicklung an. Dazu gehören insbesondere:

• Verschlüsselung bei Übertragung (TLS/SSL) und bei der Speicherung
• rollenbasierte Zugriffskontrolle und Protokollierung von Zugriffen
• Trennung der Daten nach Organisation (Mandantentrennung)
• verschlüsselte Sicherungskopien mit beschränktem Zugriff
• Schutz vor Angriffen auf Netzwerkebene, unter anderem über Cloudflare
• Einsatz von Anbietern mit anerkannten Sicherheitszertifizierungen (ISO 27001, SOC 2 Type II)
• Kalenderverbindungen über OAuth 2.0 mit ausschliesslich lesendem Zugriff; wir speichern keine Passwörter und geben die Token nie in Antworten der Plattform aus

Zugriff auf Personendaten in der Plattform erhalten nur autorisierte Personen aus unserem Projektteam sowie die von deiner Organisation benannten Ansprechpartner, und nur soweit dies für ihre Aufgabe erforderlich ist. Unsere Mitarbeitenden und die von uns beauftragten Dienstleister sind zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet.

Trotz dieser Massnahmen lässt sich absolute Sicherheit nicht gewährleisten. Bitte beachte, dass Daten, die über ein offenes Netzwerk wie das Internet oder einen E-Mail-Dienst übertragen werden, offen zugänglich sind; die Vertraulichkeit von Nachrichten über solche Kanäle können wir nicht garantieren. Wir empfehlen, dein System mit aktueller Schutzsoftware zu sichern.

23. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Bearbeitung oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website veröffentlichte Fassung; Änderungen werden mit ihrer Veröffentlichung wirksam. Über wesentliche Änderungen informieren wir, soweit angemessen, zusätzlich per E-Mail oder über die Plattform.

24. Kontakt

Implicible GmbH, Schuppisstrasse 12, 8057 Zürich, Schweiz.

Fragen zum Datenschutz: [email protected]